海外のビジネスマナーはコレ! 外国人との会議で日本人がやりがちな5つの失敗

外国人を相手にビジネスをする場合は少しルーズなくらいが丁度良い!? 海外との会議などで日本人がやりがちな5つの失敗。



日本人が海外で失敗する典型的な5つの例

 

 

日本では『当たり前』と言われるビジネスマナーや仕事の常識。

 

 

しかし、それらは海外では通用しないどころか、失敗の元にもなります。

 

 

海外で日本人のビジネスパーソンがやりがちなNG行為を、5つまとめてみました。

 

 


1. 名刺交換を意識しすぎる

 

 

まず、名刺交換のガチガチなマナーに関しては、世界的に見ても日本が特殊だと理解しましょう。

 

 

相手が差し出す名刺の高さよりも低い位置で差し出す!

 

 

相手の名刺の会社ロゴや名前の上に指がかぶらないように受け取る!

 

 

少しでも汚れたり折れている名刺は絶対に使わない!

 

 

このようなルールがあるのは、世界でも日本くらいです。

 

 

名刺交換における細かいビジネスマナーは、日本にしかない完全にガラパゴスな『しきたり』なのです。

 

 

そのため、海外のビジネスで『日本式の名刺交換』を期待しないこと。

 

 

日本で日本人を相手に商談に望む際は大いにルールに従えばいいと思いますが、海外へ一歩足を踏み出したら、その思考を切り替えましょう。

 

 

海外のビジネスパーソン達は、名刺交換に対して何の思い入れもありません。

 

 

日本人が日本のスタイルにこだわって名刺交換に『過度の意気込み』をかけると、逆に相手にプレッシャーを与えてしまいます。

 

 

握手から雑談を交えながら、あくまでフランクに名刺交換を行う事が大切です。

 

 

そしてもう一つ…。

 

 

外国人は名刺を大切に扱いません 

 

 

海外のビジネスパーソンの中には『日本人に合わせる』ために名刺をわざわざ丁寧に扱う人もいますが、それは少数派。

 

 

名刺をご丁寧に両手で頂戴するような人は、海外にはほぼいません。

 

 

会議に先立って挨拶を済ませて着席した後に、思い出したかのように名刺交換がされることもあります。そんな時は、机の反対側から名刺が手裏剣のように机の上を飛んでくることだってある。

 

 

日本ではタブーとされる『机を挟んで名刺をわたす』という行為も、海外では普通に行われます。

 

 

また、商談相手の特徴や情報を名前と一致させるために、受け取った名刺にスラスラとメモを記入する外国人もたくさんいる。

 

 

これらは日本では到底考えられないようなシチュエーションですが、全て実際に経験した海外のビジネスにおける名刺事情です。

 

 

財布の奥底に突っ込んであったヨレヨレの名刺を、「もう今日はあとコレしかないんだよね」と言って渡されたことだってあります。

 

 

そうなった場合にカルチャーショックで面食らわないように、海外では名刺マナーに関する期待を捨てましょう。

 

 

そして、可能であれば海外では『日本式の丁寧な名刺交換』を実践しない。

 

 

日本人の律義な姿勢をリスペクトする外国人も中にはいますが、激動の海外のビジネスにおいては『下手に出る姿勢』は要注意だからです。

 

 


2. 礼儀が『正しすぎる』

 

 

海外のビジネスの現場においては、常に勝気・強気でいる姿勢も大切です。

 

 

上から目線…という事ではなく、ニュアンスとしては、お客さんと同じ目線の高さで対等に渡り合う必要があるという事です。

 

 

海外には、年功序列の上下関係がありません。

 

 

外国人との商談に際しても『顧客』と『自社』というパワーバランスは確かに存在しますし、モノを『買ってもらう側』と『売る側』とでは目線の高さも違います。

 

 

しかし、海外においてのそれは人間同士の上下関係には直結しないのです。

 

 

日本には『お客様は神様』の精神があり、また年功序列のシステムも手伝って、目上の人や顧客に対する丁寧な対応を徹底します。

 

 

それは国内でのサービスとしては素晴らしい事なのですが…。海外では要注意です。

 

 

良かれと思って丁寧に対応する日本式のスタンスは、大事な会議や商談においてはマイナスになります。

 

 

海外の会議においては、誰もが相手のことを (実際にそうではなくても) 対等の立場にいる『人間』だと意識している。

 

 

そのため、日本式に礼儀正しく対応すると裏目に出ることがあるのです。

 

 

まぁ…カンタンに言えば、日本人はその『礼儀正しさ』のおかげで海外ではナメられがちという事。

 

 

日本の営業マンのように何度もヘコヘコお辞儀をしたり、目線を低く低く…という姿勢は、相手に対して高圧的に出るための『お膳立て』をしているのと同じ。

 

 

海外の顧客に対して過度に下手に出ることによって、会議の中の自分のポジションを勝手に危ういものにしている可能性があるです。

 

 

日本人としてその意識がなくても、外国人の潜在意識の中に「この相手は楽勝だな」という印象を与えてしまっています。

 

 

そして、初対面からそのような印象を与えてしまうと、そのマイナスイメージを覆すことは難しい。どんなに綿密に会議の準備をしていても、知らず知らずのうちに相手の外国人がどんどん高慢になっていく状況が生まれかねないのです。

 

 

そして…。社会人の会話のマナーとして日本人はよく「すみません」というワードを自然と会話の中にはさみますが、それも海外ではNGです。そこに謝罪の意味合いが無くても、やってはダメ。

 

 

“Sorry…“ や “Excuse me…“ という単語を、日本式の「すみません」にあてはめる事はできないからです。

 

 

そもそもスムーズな会話が成立しませんし、相手の外国人からすれば「この人さっきから何ずっと謝ってるの?」といった具合で、日本人の会話スタイルの意図が理解されない。

 

 

自分は丁寧な対応を心がけているだけのつもりでも、海外における『過度の礼儀正しさ』はマイナスでしかなく、ビジネスにおいて相手に付け入るスキを与える事になってしまうのです。

 

 


3. 会議に大人数で参加する

 

 

これまでの経験上、日本人は何かと大人数で会議をしたがる傾向があります。

 

 

会議のテーマにまったく関係ない人まで駆り出されたり、参加人数が多すぎて会議がグダグダになったり。

 

 

参加人数が3~4人で済むはずの議題に対して、フタを開けてみたら倍以上の8人もの参加者がいた…などという事が、これまで経験したビジネスの現場で何度もありました。

 

 

集団行動の意識が強い日本人ですが、これも海外では失敗のもとになります。

 

 

全てが成果主義である海外では、会議においても『結論にいたるまでの最短距離』を求める傾向が強いです。

 

 

そのような現場にウヨウヨと何人も会議に参加されては、結局誰が何をするために会議に参加しているのか不明であり、海外では毛嫌いされます。

 

 

会議が終わるまで一言もしゃべらないような「あなた今日何しに来たの?」という参加者は、いただけません。それが仮に部長クラスの人であってもダメです。

 

 

肩書きだけでゾロゾロと何人も会議に参加させるのはやめましょう。

 

 

外国人からしたら「おたくの会社の従業員って他にやることないの?」というマイナスな印象を与えかねないし、そもそも不効率な会議を嫌う外国人に対して『人数で勝負すること』を期待してはダメ。

 

 

ドイツ人同士の会議でも、実際にこんなケースがありました。

 

 

両社の上層部も交えた重要な会議。そこには、顧客側の参加者でもかなりハイレベルなポジションの人間が参加予定でした。大事な会議に万全の体制で挑むために、どのような質疑応答にも対応できるようにと、精鋭者だけを集めて参加したのですが…。

 

 

当日の参加者は、顧客2名に対してこちら側は5名。

 

 

完全にミスマッチです。

 

 

綿密な準備のもと決定した参加者だったのに、顧客視点からすれば倍以上の参加人数だったのです。

 

 

そして、その打ち合わせの終わりに…。こんな捨て台詞があったそうです。

 

 

「次からはもうバスに乗って来ないでね」

 

 

これの意味は、「次の打ち合わせにはもうこんな大人数で来ないでくれ」という事。

 

 

場慣れしているはずのドイツ人同士でも、こういった失敗例があります。海外の会議に参加する場合は、参加させる人数に注意を払う必要があるのです。

 

 

良かれと思って大人数で参加する会議は、空気感が希薄になり、外国人が呆れてしまう原因になります。

 

 


4. 「いったん持ち帰る」

 

 

会議で話し合われる内容を、検討課題として『いったん持ち帰る』行為。

 

 

日本人の得意技です。

 

 

日本では、慎重な対応を心がけるべく、会議の中で決断をすぐにせずに一旦持ち帰るという選択肢をしがちですが、海外では極力避けましょう。

 

 

「いったん上に確認します…」

 

 

このような一言を日本ではよく聞きますが、自分が海外の会議に参加する『代表的な立場』である場合は要注意です。

 

 

意思決定や明言を避けるために検討課題を保留したい気持ちはわかりますが、あまり多用すると相手の信頼を失います。

 

 

質疑応答や納期設定などに際していちいち日本の本社の確認が必要なようでは、相手も次第にイラつきます。結果にこだわる外国人相手には、70%ほどの確証でも『やってみる』という回答をした方がいい場合もある。

 

 

そうしないと、最悪の場合「あなた達は今日何しに来たの?」と言われてしまいかねないのです。

 

 

そうならないためにも、海外の会議へ参加する人材は『ある程度その場で意思表示ができる人』である必要があります。

 

 

想定される質問や要求に対してある程度その場で回答ができるように、事前の綿密な準備も大切です。

 

 


5. 夜遅くにメールする

 

 

会議終わりや、打ち合わせの後のフォローアップを行う際も『日本式』には注意が必要です。

 

 

日本ではいつ何時でも仕事をしたり、夜遅くまで残業することが美徳とされがちですが、海外ではそのような文化はありません。

 

 

そのため、夜中にメールを送るなどの行為はやめましょう。

 

 

ここで言う夜中とは、もちろん『日本時間の夜中』という意味です。

 

 

欧州などの顧客を相手に日本から電話やメール、ビデオ会議で対応する時は、日本は決まって夕方~夜です。そのため、現地の顧客は相手側の日本人がその日のうちに何か大きなアクションを起こす事を期待していません。

 

 

日本人としては『夜遅くまで顧客のために頑張っています』というメッセージを込めて遅くまで付き合っているつもりでも、それは逆効果。

 

 

外国人は、日本時間の夜中に飛んでくるメールにひいています。

 

 

「おいおい…こいつこんな時間にまだ働いてるのかよ…」

 

 

そのように思われてしまうだけ。もしくは…。

 

 

「毎日こんな時間まで働いて…。この会社のコンプライアンスは大丈夫なのか?」

 

 

そのように捉えてしまう外国人もいるでしょう。

 

 

そのため、あなたが身を粉にして働く姿勢が尊敬されることはありません。

 

 

(合わせて読みたい)

 

 

ワークライフバランスを重視する傾向の強い欧米諸国では、日本人の『度を越えた勤勉さ』は理解されません。

 

 

少しルーズなくらいでちょうどいい。そのため、時差を考慮して働く場合は健全な範囲で対応しましょう。

 

 

また逆に、夜遅くまで対応する姿勢を逆手に取られて苦労することもあります。

 

 

「この日本人は365日24時間いつでも仕事を引き受けてくれる人」

 

 

そのように思われて、本当にひっきりなしにメールが飛んでくる事態にもなりかねません。

 

 

海外のビジネスパーソンと仕事を行う際は、無理して時差を考慮して (/先方に合わせて) 夜中まで対応をする必要はないのです。

 

 


 

 

いかがだったでしょうか?

 

 

あくまで個人の経験にもとづいていますが、ドイツと日本のハーフとして、両方の国で社会人を経験した結果としてまとめてみました。

 

 

国が変われば、考え方もビジネスマナーも変わります。

 

 

グローバルに働くみなさんは、是非参考にしてみてください。